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RFID档案管理系统解决方案-杭州集驰电子

发表时间:2021-02-09 15:31

1.项目背景

1.1面向对象

近年来,我国档案事业取得了长足的发展,随着档案事业规模的扩大,档案数量也逐日增多,种类日趋多样化,信息量迅速膨胀。档案馆管理的信息化迫切需要一种更先进、更完善的自动化管理系统解决方案。在这种背景下基于射频识技术(简称RFID)的档案管理系统便应运而生。

RFID档案管理系统是以先进的RFID技术为基础,结合数据库技术、面向对象开发技术、信号处理、微弱信号检测等技术,构建的实体档案信息管理系统,实现了实体档案的数字化管理和流通环节管理、档案仓库管理、提高了档案馆对档案全部业务流程的精确监控管理。

1.2客户价值

本系统采用B/S架构,通过浏览器发方式登录,网上查阅,同时依靠该系统平台,可极大的提高档案管理工作效率,更重要的是顺架的准确性也有了质的提升。通过仓库盘点,不仅能掌握准确的档案数量,更能掌握档案类别和实时位置信息,完成手工顺架方式几乎不可能完成的任务。

通过对档案架及粘贴有RFID标签的档案资料的扫描,可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集,帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。档案架的架位信息与档案馆仓库架位分布图融合后,可以建立出详细的档案架分布地址数据模型图,为日常档案管理提供快捷的人机界面。

通过网上办理借阅、归还业务提高档案局业务办理速度。借阅大厅开设自动查询服务(查询机)、仓库管理员装配移动手持机提高寻找档案的效率。

档案管理系统的应用是RFID多项技术的综合应用,应用智能档案架为查阅档案管理者提供方便,也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。

2.系统整体思路

2.1系统应用架构

系统应用架构分为三个逻辑层次:采集层、应用层、展现层。

采集层:读写器(RFID通道、一体式读写器、手持机等)读取电子标签数据,然后通过网络或其他方式传输至服务器。

应用层:在应用层实现RFID档案管理应用功能,包括标签管理、入馆管理、出馆管理、查阅管理、盘点管理、统计分析、扩展应用等。

展现层:用户可以通过PC终端、手持机、显示屏等方式登录系统。

2.2电子标签方案

   本方案中主要推荐使用稻源生产的RFID档案标签,采用Label,敏感度良好, 广泛应用于图书、档案、物流等行业。

2.2.1标签信息设定

档案标签上储存的信息项包括:档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。

库位标签上储存的信息项包括:储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。

2.2.2标签的制作

标签的制作建议采用Label,可以在上面打印信息,贴在客户要求的位置。

2.2.3标签安装

在档案标签中,将电子标签封成卡状或不干胶纸质,贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒采用塑料或纸质材质,利于RFID标签的粘贴与取下,同时盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。考虑到防湿、防潮需求,可在盒内放置少量干燥剂。

3.业务功能介绍

3.1档案入库

根据实际情况对文件档案数据库进行实时维护。通过附着在实体档案上的RFID标签快速高效的完成档案的入库。

3.2档案查询

档案管理员根据需要可以对用户资料和文件档案的状态进行多条件组合查询,达到对用户借还文件档案的情况和文件档案的流转状态进行监控,避免借阅人员的疏忽而造成文件档案的遗失。

普通用户凭个人RFID卡借阅和归还文件档案,也可查询和统计个人与文件档案相关数据。为了方便用户使用,为普通用户提供自助查询终端,减轻文件档案管理员的工作量。

3.3档案盘点

仓库工作人员进行盘点作业时只需通过RFID手持设备扫描。系统自动统计扫描数量,并与系统中根据日常操作记录得出的理论数据进行差异对比,并可查看差异的库位信息。

3.4档案防盗

在有需要的位置设置文件档案区域检测通道,检测文件档案通过的合法性,防止文件档案有意或无意被携带出档案局或进入非法区域。

3.5人员管理

人员佩戴RFID卡可以跟踪人员轨迹,起到区域警戒的作用。

3.6统计报表

档案管理员可利用此系统,根据实际工作需要生成文件档案管理的各种统计分析报表,进行相关研究形成决策支持,也可作为自身工作量的统计。



4.系统流程设计

4.1发卡管理

   标签在入库之前让专人发卡,给货物贴标签,标签的信息包括物资的种类、型号、出厂日期等信息。

电子标签初始化主要完成档案信息和电子标签的绑定,写入电子标签编码(EPC),打印电子标签信息,绑定标签与档案,验证电子标签等流通前的基础工作。系统提供便捷的修改功能,可对电子标签信息进行修改,并将修改情况记录在系统中,同时还提供标签修改功能。

4.2业务流程分析

4.2.1档案入馆


接收整理处工作人员接收档案

将档案信息录入系统,录入的数据包括:档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。

同时将档案信息写入电子标签芯片中。

电子标签粘贴至档案盒表面,标签外表根据需要印刷。

粘贴好电子标签的档案送至保管处进行存放。

存放前,保管处工作人员通过RFID读卡器对档案电子标签进行扫描,登记入库时间并设置具体的存放位置,从而在系统中建立档案的入库记录。

4.2.2档案借出


首先借阅者在借阅大厅处向管理员发出申请;

管理员在条码系统中通过如身份证等证件对借阅者身份信息进行验证;

如果身份信息合法则通过验证,否则,验证失败,操作取消;

验证身份信息后,管理员为该借阅者办理登记信息;

查询档案位置并借出档案。

4.2.3档案归还


用户完成档案查阅后归还档案后到档案大厅;

工作人员扫描档案电子标签;

登记归还时间和档案编号,完成归还登记;

若用户超过指定的查阅时间,系统会自动提醒;

保管处工作人员将档案放回指定存放地点前;

要进行电子标签扫描登记;

登记入库时间,完成登记后;

档案变成入库状态。

4.2.4档案查阅


管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号;

系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息;

核对无误后发出出库指令,储位管理子系统中的档案自动识别模块,将根据编目号映射其储位编号;

找到该档案所存放的物理位置;

出馆时,出口的RFID阅读器自动识别档案信息反馈给管理系统;

管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库;

系统将记录下档案的出库时间信息;

如若反馈信息与查询信息不一致;

RFID通道红灯闪耀并报警。

4.2.4档案防盗

     

当档案经过出库口时;

出库口的RFID阅读器自动识别档案信息;

反馈给管理系统;

系统将记录下档案的出库时间信息;

如若反馈信息不合法;

RFID通道红灯闪耀并报警;